Trưởng bộ phận quản lý đơn hàng đang trở thành một trong những vị trí hot trên thị trường tuyển dụng. Để giúp bạn hiểu rõ về vị trí này hơn, hãy cùng tham khảo bài viết sau của Navigos Search để có được những thông tin hữu ích nhất nhé!
1. Tổng quan vị trí trưởng bộ phận quản lý đơn hàng
Trưởng bộ phận quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm tất cả công việc liên quan đến đơn hàng của đơn vị mà họ đang làm việc. Họ đảm bảo hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng tốt nhất từ khâu nguyên liệu đến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng.
Người làm ở vị trí này cũng phải cân bằng lợi ích khách hàng, đối tác liên quan và nhà cung ứng thông qua việc thu nhập, xử lý thông tin về xu hướng và nhu cầu của khách hàng.
Quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm công việc liên quan đến đơn hàng
2. Mô tả công việc của quản lý đơn hàng
Trưởng bộ phận quản lý đơn hàng được xem là người “xây chiếc cầu” vững chắc giữa nhà sản xuất, kênh phân phối và tới tận tay khách hàng. Công việc cụ thể của họ như sau:
- Làm việc với khách hàng, quản lý mối quan hệ với khách hàng và đo lường hiệu suất của khách hàng để đạt được doanh thu, lợi nhuận nhằm đáp ứng mục tiêu của đơn vị.
- Tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng. Theo dõi tình hình hàng hóa từ khi chuẩn bị, thiết kế mẫu đến lúc xuất lô hàng. Đồng thời, hỗ trợ và đưa ra đề xuất với khách hàng trong quá trình đặt hàng.
- Duy trì, lưu trữ cơ sở dữ liệu về đơn hàng.
- Đề xuất ý tưởng sắp xếp hàng hóa tại điểm bán để tối đa hoá doanh số.
- Dự báo doanh số trong tương lai để tối ưu hóa số lượng đơn hàng.
- Lập kế hoạch, cân đối ngân sách và trình bày dự báo số liệu bán hàng cho ban quản lý.
- Làm việc với bộ phận vận chuyển, đối tác phụ trách vận chuyển.
- Thống kê số liệu sản xuất và dự báo hiệu suất bán hàng.
- Phân tích tất cả khía cạnh của những mặt hàng bán chạy theo thứ tự về mức độ bán chạy, số lượng đơn hàng đã nhận (ví dụ: đặc điểm về giá cả, màu sắc sản phẩm, kiểu dáng bán chạy nhất,...).
- Theo dõi mặt hàng ít đơn đặt mua, thu hút ít khách hàng và đưa ra phương án thúc đẩy hoạt động bán hàng.
- Thu thập thông tin dữ liệu về phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp.
- Quản lý, đào tạo, huấn luyện, hướng dẫn công việc, giao chỉ tiêu cho nhân viên dưới quyền thực hiện công tác quản lý đơn hàng theo kế hoạch được giao. Hỗ trợ nhân viên khi gặp vấn đề trong việc tiếp xúc, khiếu nại và phản hồi thông tin khách hàng.
- Báo cáo các chỉ số liên quan đến đơn hàng lên cấp trên. Đề xuất chính sách kinh doanh thích hợp cho từng đối tượng khách hàng.
- Nghiên cứu phát triển sản phẩm, khách hàng mới.
- Xây dựng KPI, phát triển mục tiêu và kế hoạch tăng trưởng cho team.
Khá nhiều công việc cho vị trí quản lý đơn hàng
3. Mức lương nhận được của vị trí này
Dựa trên bản mô tả công việc cụ thể ở phần trên, bạn có thể thấy rằng công việc ở vị trí này rất phức tạp. Vì thế, mức thu nhập của trưởng phòng quản lý đơn hàng cũng khá cao so với mặt bằng chung trên thị trường. Trung bình, mức lương cho vị trí này khoảng từ 10-15 triệu/tháng, chưa kể hoa hồng từ các hợp đồng ký kết thành công.
Bên cạnh mức lương hấp dẫn, trưởng phòng quản lý đơn hàng còn được hưởng những chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp như: chế độ bảo hiểm, thưởng, khám sức khỏe tổng quát hàng năm,... Đặc biệt sẽ được làm việc trong môi trường năng động để phát huy thế mạnh bản thân, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và mở rộng quan hệ với khách hàng và đối tác.
4. Cần có tố chất gì để trở thành trưởng bộ phận quản lý đơn hàng giỏi?
Vị trí quản lý đơn hàng đảm nhiệm khá nhiều nhiệm vụ quan trọng, là cầu nối giữa khách hàng và nhà sản xuất. Chính vì thế, để thành công, bạn cần sở hữu những yếu tố sau:
4.1. Trình độ, kinh nghiệm
Để trở thành trưởng bộ phận quản lý đơn hàng giỏi, bạn cần có nền tảng chuyên môn vững chắc. Cụ thể, bạn phải tốt nghiệp cao đẳng, đại học các ngành liên quan như kinh doanh, thương mại hay nhóm ngành dịch vụ, kế toán,... Được đào tạo bài bản chính là bước đệm giúp bạn tiếp nhận và hoàn thành tốt công việc được giao.
Để lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng, với một trưởng bộ phận quản lý đơn hàng, bạn phải có kinh nghiệm làm việc từ vị trí nhân viên quản lý đơn hàng hay các công việc tương đương khác.
Bạn cần đáp ứng yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm cho vị trí quản lý
4.2. Kỹ năng
Am hiểu lĩnh vực kinh doanh
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng với một trưởng bộ phận quản lý đơn hàng. Bạn cần am hiểu mọi khâu trong kinh doanh dịch vụ, từ bán hàng, tiếp thị đến chăm sóc khách hàng,... Không cần giỏi nhưng bạn hãy trang bị cho mình lượng kiến thức nhất định để tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, chi phí, và quản lý nhân viên lúc cần thiết.
Bạn còn phải am hiểu về lĩnh vực đang hoạt động, cụ thể như đặc điểm ngành nghề, đối thủ cạnh tranh, thấu hiểu thị trường, khách hàng mục tiêu,... Người ta vẫn từng nói “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, chỉ khi hiểu rõ nội bộ và bên ngoài thì doanh nghiệp mới có cơ may thành công trên thị trường kinh doanh cạnh tranh đầy khốc liệt.
Giao tiếp, đàm phán tốt
Có thể nói, làm quản lý đơn hàng không thể thiếu kỹ năng giao tiếp và đàm phán bởi công việc của họ sẽ thường xuyên giao tiếp với khách hàng trực tiếp đến gián tiếp. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi xử lý thông tin khách hàng.
Bạn cũng cần phải lắng nghe các khiếu nại về đơn hàng và tìm ra phương hướng giải quyết các vấn đề đó. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn có thể lắng nghe và đưa ra giải pháp hiệu quả nhất đến khách hàng.
Có thể bạn quan tâm: Bí quyết “vàng” giúp bạn trở thành chuyên gia đàm phán đỉnh cao
Xây dựng mối quan hệ
Người đảm nhiệm vị trí quản lý đơn hàng sẽ làm việc với nhiều bộ phận trong đơn vị, từ bộ phận kho, kỹ thuật cho đến khách hàng,... Họ phải có mối quan hệ rộng để phục vụ công việc và biết cách tạo dựng mối quan hệ chính là kỹ năng không thể thiếu.
Việc xây dựng mối quan hệ rộng và tích cực trong công việc không chỉ giúp bạn có được hình ảnh tốt đẹp trong mắt đồng nghiệp, mà còn tạo sự tin cậy, tăng thêm động lực và sự hài lòng để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đâu là bí quyết để giúp bạn xây dựng và cải thiện mối quan hệ tại doanh nghiệp?
Xem ngay: Cách xây dựng mối quan hệ vững chắc nơi làm việc
Thành thạo máy tính
Quản lý đơn hàng sẽ là người thực hiện những công việc trên máy tính với cường độ cao. Do vậy, bạn cần nắm vững các thao tác trên máy tính và đặc biệt phải thành thạo các hoạt động nhập, xuất dữ liệu, xử lý thông tin.
Đây là tiêu chuẩn bắt buộc để hoàn thành nhiệm vụ của người quản lý đơn hàng ở cửa hàng, nhất là khi công việc kinh doanh đang ngày càng trở nên phức tạp hơn. Trải nghiệm thực tế trong công việc càng nhiều sẽ giúp bạn rèn luyện nhanh chóng kỹ năng này. Ngoài ra, để hoàn thành xuất sắc công việc quản lý đơn hàng, bạn còn cần rèn luyện một số kỹ năng mềm sau đây:
- Nhanh nhẹn và tháo vát trong công việc.
- Nhạy bén với những con số, hóa đơn, chứng từ.
- Linh hoạt xử lý những tình huống xảy ra với khách hàng, đơn hàng.
- Tuân thủ quy trình bán hàng, vận đơn và xuất kho cho doanh nghiệp.
- Khả năng làm việc nhóm hiệu quả với bộ phận khác.
- Chủ động, cẩn thận trong công việc.
- Trung thực và luôn có ý chí cầu tiến trong công việc.
- Không ngại khó khăn, sẵn sàng học hỏi.
Công việc này yêu cầu rất nhiều kỹ năng quan trọng
Đến đây, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời làm thế nào để trở thành một trưởng bộ phận quản lý đơn hàng giỏi và nắm được các hoạt động thường ngày cũng như mức lương tương ứng của vị trí này. Cảm ơn bạn đã luôn theo dõi Navigossearch.com. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo về các vị trí việc làm hot nhất hiện nay.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam