Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Công việc và yêu cầu cần có của vị trí nhân viên xuất nhập khẩu

Ngành Logistics nói riêng và công việc xuất nhập khẩu nói chung hiện đang rất HOT trên thị trường việc làm. Môi trường làm việc năng động, mức lương ổn định, cơ hội thăng tiến rộng mở chính là những lý do khiến vị trí nhân viên xuất nhập khẩu được nhiều bạn trẻ lựa chọn. Để hình dung rõ hơn về công việc này, bạn có thể khám phá thông tin tổng quan dưới đây của Navigos Search.

1. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? 

Nhân viên xuất nhập khẩu (Import – Export Staff) là chịu trách nhiệm trực tiếp các vấn đề về hàng hóa xuất nhập khẩu, hoàn tất hồ sơ, thủ tục hải quan cho doanh nghiệp để được tiến hành nhập khẩu hàng hóa, bán hàng hóa ra nước ngoài.

Tìm hiểu định nghĩa nhân viên xuất nhập khẩu

2. Mô tả chi tiết công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu như sau:

• Lên kế hoạch tìm kiếm, đề xuất với cấp trên về thông tin hàng hóa, nhập hàng, tìm kiếm nhà cung cấp trong nước và quốc tế.
• Soạn thảo, ký kết hợp đồng và giao dịch.
• Đàm phán với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
• Theo dõi, quản lý hành trình, tiến độ hàng hóa, sản phẩm và kiểm soát chất lượng, số lượng hàng hóa.
• Giải quyết mâu thuẫn, vấn đề phát sinh liên quan tới hàng hóa, sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
• Tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ liên quan đến hàng hóa và kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp.
• Xác định HS code của mặt hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.
• Thực hiện những thủ tục liên quan đến hải quan như khai báo, giấy xuất hàng,...
• Quản lý, lưu trữ chứng từ liên quan, chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.
• Thực hiện công việc khác theo yêu cầu.

Mô tả công việc chi tiết

3. Yêu cầu công việc với nhân viên xuất nhập khẩu

Yêu cầu công việc 

Về trình độ học vấn, các doanh nghiệp yêu cầu người đảm nhận vị trí nhân viên xuất nhập khẩu phải được đào tạo bài bản về chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Thương mại Quốc tế, Ngân hàng, Quan hệ quốc tế, Hải quan hay ngành liên quan.

Về kiến thức chuyên môn, bạn phải có nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nắm vững quy trình và thủ tục xuất nhập khẩu; thành thạo việc lập và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu; hiểu biết rõ ràng về các phương thức thanh toán quốc tế, phương thức vận tải quốc tế, điều kiện thương mại quốc tế và văn bản pháp lý liên quan. Đồng thời, có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay vị trí tương đương.

KPI đánh giá công việc 

Một số KPI thường được dùng để đánh giá hiệu quả công việc nhân viên xuất nhập khẩu là:

• Thời gian xử lý chứng từ: Đo lường thời gian trung bình để nhân viên xuất nhập khẩu xử lý một chứng từ. Điều này giúp đánh giá năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Tỷ lệ chứng từ lỗi: Giúp đánh giá độ chính xác, chất lượng công việc.
• Tỷ lệ giao dịch thành công: Đo lường mức độ hoàn thành giao dịch xuất nhập khẩu.
• Thời gian phản hồi đối tác: Đánh giá tốc độ, sự linh hoạt của nhân viên khi liên lạc, phản hồi đối tác.
• Tỷ lệ thanh toán kịp thời: Đảm bảo rằng thanh toán được thực hiện đúng hẹn, giúp duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.
• Mức độ hài lòng của đối tác: Đánh giá sự hài lòng của đối tác, giúp đánh giá chất lượng dịch vụ và mối quan hệ giữa nhân viên và đối tác.
• Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo: Đo lường sự tiến bộ, phát triển cá nhân của nhân viên thông qua việc hoàn thành khóa đào tạo.

Yêu cầu công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

4. Những kỹ năng cần có ở một nhân viên xuất nhập khẩu

Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu, bên cạnh đáp ứng yêu cầu về năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thì bạn phải trang bị cho bản thân các kỹ năng quan trọng sau đây:

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Đặc thù công việc của vị trí nhân viên xuất nhập khẩu là làm việc với nhiều đơn vị khác như hải quan, khách hàng, bộ phận vận chuyển,... và chịu trách nhiệm liên lạc với bên cung cấp, đơn vị vận chuyển trước khi tiến hành vận chuyển lô hàng; thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp, khách hàng; trao đổi và mở rộng mối quan hệ với đối tác trong nước lẫn quốc tế,... Vì thế, khả năng giao tiếp tốt chính là lợi thế lớn với bạn.

Quản lý và tổ chức, sắp xếp công việc

Để làm tốt nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu, bạn phải có khả năng tổ chức và sắp xếp công việc khoa học, tối ưu nhất. Kỹ năng này giúp bạn hoàn thành toàn bộ vấn đề liên quan tới hàng hóa như thời gian xuất và nhập khẩu, cách thức vận chuyển, địa điểm,... một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Phát triển, chăm sóc khách hàng

Nhân viên xuất nhập khẩu phải mở rộng mạng lưới khách hàng, ký hợp đồng, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp để nâng cao độ uy tín của doanh nghiệp cũng như phát triển tốt con đường nghề nghiệp của mình. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng và có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Kỹ năng xây dựng chiến lược 

Kỹ năng xây dựng chiến lược sẽ giúp bạn giải quyết được bài toán tiết kiệm chi phí sản xuất, chi phí vận tải thấp nhất mà không gây ảnh hưởng tới số lượng, chất lượng hàng hóa và lên kế hoạch giao hàng đúng hẹn. Với vai trò là một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn còn quản lý tài liệu và ghi chép chi tiết tất cả chuỗi cung ứng để tiến hành kiểm tra, xem xét khả năng thành công hay thất bại của mỗi chiến lược để đưa ra sự điều chỉnh hợp lý.

Kỹ năng văn phòng

Tiếp theo, một nhân viên xuất nhập khẩu chắc chắn phải thành thạo những công cụ văn phòng phổ biến như Word, Excel, PowerPoint,... vì sẽ làm việc trực tiếp với hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, báo cáo tài liệu cho cấp trên, tổng hợp hàng hóa vận chuyển, tính toán chi phí vận chuyển,...

Kỹ năng tìm kiếm, tổng hợp thông tin

Bạn cần biết cách sử dụng công cụ tìm kiếm hiệu quả, chính xác và tin cậy. Sau đó, đánh giá nguồn tin, phân biệt thông tin chính thống, không chính thống và tạo ra báo cáo, tài liệu một cách rõ ràng và mạch lạc. Điều này sẽ phục vụ tốt cho công việc của bạn hơn.

Kỹ năng trong việc vận chuyển, nghiệm thu hàng hóa 

Làm việc trong lĩnh vực Logistics, bạn sẽ chịu trách nhiệm dỡ hàng, khui lô hàng mới và thực hiện đối chiếu hàng hóa với hóa đơn đi kèm, cập nhật hệ thống hàng hóa tồn kho. Khi lô hàng được nhập kho, bạn phải đánh giá tùy chọn đóng gói có sẵn để đạt hiệu suất tối đa và đảm bảo tiết kiệm chi phí nhất. Kỹ năng trong vận chuyển và nghiệm thu hàng hóa sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ này.

Kỹ năng quản lý kho 

Nhân viên xuất nhập khẩu cũng cần hiểu rõ nguyên tắc và phương pháp lưu trữ hàng hóa. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, tối ưu hóa không gian lưu trữ một cách hợp lý trong kho. Từ đó, việc truy xuất trở nên nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm: Kinh nghiệm làm sale xuất nhập khẩu của các cao thủ trong nghề

Nhiều kỹ năng quan trọng trong nghề

5. Mức lương nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chủ yếu làm việc tại văn phòng. Công việc chính của họ là phối hợp với bộ phận khác để thực hiện và xử lý hồ sơ, chứng từ nhằm đảm bảo việc xuất nhập hàng hoá của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi. 

Nhân viên chứng từ thường không phải chịu áp lực về doanh số, mức lương trung bình của vị trí công việc này dao động từ 7 - 12 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương có sự thay đổi tùy vào kinh nghiệm làm việc, quy mô doanh nghiệp, nơi làm việc,...

Xem thêm:

• Cách tính lương cơ bản trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước
• Lương Net là gì? Tính lương Net như thế nào và cần lưu ý gì để không bị thiệt?
• Cách deal lương tinh tế, khéo léo trong buổi phỏng vấn

6. Triển vọng việc làm nhân viên xuất nhập khẩu

Trong thời đại kinh tế hội nhập và phát triển mạnh mẽ, xuất nhập khẩu được đánh giá là một lĩnh vực có tiềm năng phát triển cao và cơ hội việc làm lớn. Khi “đầu quân” vào ngành này, bạn còn có nhiều cơ hội học hỏi kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả từ đối tác nước ngoài. 

Nếu có năng lực chuyên môn tốt, kinh nghiệm làm việc dày dặn và khả năng quản lý chuyên nghiệp thì bạn hoàn toàn có thể thăng tiến lên vị trí cao hơn trong nghề như trưởng phòng xuất nhập khẩu, quản lý chuỗi cung ứng, trưởng phòng chuỗi cung ứng,...

Cơ hội việc làm hiện nay rất lớn

Ứng tuyển nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng tại Navigos Search

Nếu bạn đang muốn thử sức ở lĩnh vực này, đừng ngại ngần truy cập website Navigossearch.com. Được đánh giá là thương hiệu headhunter hàng đầu Việt Nam và là cầu nối uy tín giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, Navigos Search không những cung cấp cơ hội việc làm ở vị trí nhân viên xuất nhập khẩu mà còn rất nhiều việc làm cấp trung, cấp cao khác nữa.

Xem ngay các tin tuyển dụng ngành Logistics/ Giao nhận/ Vận tải đang được đăng tuyển trên danh mục việc làm của Navigos Search tại đây

Được thành lập vào năm 2002, tính đến thời điểm hiện tại, Navigos Search được đánh giá là đơn vị headhunter uy tín và hiệu quả hàng đầu tại Việt Nam với hơn 20 năm kinh nghiệm trên thị trường tuyển dụng.

Với đội ngũ chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp, họ là những người am hiểu sâu sắc giá trị lao động. Đồng thời, quy trình làm việc hết hết sức bài bản, dựa vào năng lực, kinh nghiệm của ứng viên cùng tình hình phát triển thị trường lao động, chuyên viên Navigos Search sẽ tư vấn cho ứng viên môi trường làm việc và vị trí công việc thích hợp nhất.

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam

Mỗi ngày tại Navigossearch.com, rất nhiều việc làm cấp trung và cấp cao của các doanh nghiệp uy tín được đăng tải với mức lương cực kỳ hấp dẫn cùng nhiều chế độ phúc lợi khác cho người lao động. Bạn hãy cập nhật thường xuyên để không bỏ lỡ cơ hội cho mình nhé.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu hay bất cứ vị trí nào khác thì hãy nhanh chóng liên hệ đến Navigos Search. Navigos Search luôn nỗ lực không ngừng để "chắp cánh" cho các ứng viên và doanh nghiệp chạm đến ước mơ thông qua dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam! 

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam